Übersicht
Mit der Funktion „Firmenerstattung“ können Karteninhaber ihrem Unternehmen private Transaktionen erstatten, die sie mit ihrer Pliant-Karte getätigt haben. Dies gewährleistet eine reibungslose Abwicklung der versehentlich getätigten privaten Ausgaben und gibt sowohl Mitarbeitern als auch Administratoren Sicherheit.
Erste Schritte
Aktivieren von Firmenerstattungen
So aktivieren Sie die Funktion „Firmenerstattung“:
Navigieren Sie in Ihrer Admin-App zum Abschnitt „Einstellungen“.
Aktivieren Sie unter „Module“ die Option „Firmenerstattung“.
Lesen und akzeptieren Sie die zugehörigen Nutzungsbedingungen, um die Aktivierung abzuschließen.
Hinweis:
Dies ist eine Premium-Funktion, die nur Organisationen mit einem Premium-Abonnement zur Verfügung steht.
Durch die Aktivierung von Unternehmensrückerstattungen wird automatisch auch das Modul „Private Ausgabenkontrolle“ aktiviert.
Einreichen und Verwalten Ihrer persönlichen Zahlungskarte
So fügen Sie eine private Zahlungskarte hinzu:
Gehen Sie zum Abschnitt „Profil“ Ihres Kontos.
Klicken Sie unter „Private Zahlungskarte“ auf „Karte hinzufügen“.
Überprüfen und akzeptieren Sie die entsprechenden Nutzungsbedingungen.
Geben Sie Ihre Kartendaten ein und senden Sie sie ab.
Sie können Ihre private Zahlungskarte jederzeit in Ihrem Profilbereich anzeigen oder entfernen.
Ausgaben rückerstatten
Transaktion als Privatausgabe markieren
Wenn Sie eine persönliche Ausgabe mit Ihrer Pliant-Karte getätigt haben, suchen Sie die Transaktion in Ihrem Konto. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Transaktion markieren“ und wählen Sie „Privatausgabe“ als Grund für die Markierung aus.
Privatausgabe rückerstatten
Nach dem Markieren der Transaktion kann der Karteninhaber die Erstattung an seine Organisation einleiten, indem er auf „Erstatten“ klickt. Wenn der Karteninhaber noch keine private Zahlungskarte hinzugefügt hat, wird er dazu aufgefordert.
Hinweis:
Sie können nur Transaktionen von Euro-Konten erstatten, die mehr als 0,50 € betragen.
Es dauert in der Regel 7 Werktage, bis der Erstattungsbetrag gutgeschrieben wird. Bis dahin wird die Transaktion als „Erstattung in Bearbeitung“ angezeigt. Die Kennzeichnung als Privatausgabe kann nach Einleitung der Erstattung nicht mehr geändert werden.
Erstattung abgeschlossen
Sobald die Erstattung der Organisation gutgeschrieben wurde, ändert sich der Transaktionsstatus in „Erstattet“.
Administratorfunktionen
Transaktionen kennzeichnen
Teammanager, Administratoren und Eigentümer können auch Transaktionen für Karteninhaber kennzeichnen. Diese Funktion wird von dem Feature Modul “Überprüfung der Transaktionen” unterstützt, das eine effektive Prüfung von Team-Transaktionen ermöglicht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Transaktionsprüfung.
Sobald eine Transaktion als private Ausgabe markiert wurde, erhält der Karteninhaber eine Erinnerung, die Organisation zu entschädigen.
Privatausgaben überwachen
Um markierte Transaktionen zu überwachen, navigieren Sie zur Seite „Transaktionen“ in der Admin-App und wählen Sie die Unterseite „Markiert“, um alle ungelösten markierten Transaktionen anzuzeigen.
Wenn eine markierte Transaktion außerhalb der Pliant-Plattform gelöst wurde, können Administratoren, Eigentümer und Teammanager die private Ausgabe als „Gelöst“ markieren.