Pliant bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Belege zu den Transaktionen hochzuladen.
Hochladen über die Web-App
Belegdateien können einfach über die Web-App zu einer Kartentransaktion hochgeladen werden, indem Sie auf die Schaltfläche "Fehlenden Beleg hochladen" klicken oder eine Belegdatei per Drag & Drop in den umliegenden Bereich ziehen. Dies kann entweder vom Kartennutzer oder von jedem anderen Nutzer mit Zugriff auf die Admin-App durchgeführt werden.
Hochladen über die mobile App
In der mobilen Kartennutzer-App ist es ebenfalls möglich, eine PDF-Datei aus dem Dateiverzeichnis Ihres Telefons hochzuladen oder ein Bild aus der Galerie auszuwählen. Darüber hinaus können Sie direkt innerhalb Ihrer mobilen Pliant App ein Foto von einem physischen Beleg machen und an der Transaktion anknüpfen.
Automatischer Upload über die Beleg-Inbox
Der bequemste Weg, Belege für Kartentransaktionen in Pliant hochzuladen, ist mit Hilfe der Beleg-Inbox. Im Rahmen dieser Funktion erhält jeder Pliant-Kunde eine eindeutige E-Mail-Adresse, an der Belegdateien weitergeleitet werden können. Die E-Mail-Adresse für die Beleg-Inbox finden Sie in der Kopfzeile der Pliant Web-App.
Sobald eine Datei an diese E-Mail-Adresse gesendet wurde, wird der Beleg automatisch zu der richtigen Transaktionen zugeordnet und angehängt. Die Belegdateien müssen im *jpg-, *png- oder *pdf-Format vorliegen und dürfen maximal 5 MB groß sein.
Der Abgleich erfolgt in der Regel innerhalb weniger Minuten, kann jedoch bis zu 48 Stunden dauern. Falls ein Beleg nicht mit einer Transaktion abgeglichen werden konnte, wird der Absender per E-Mail benachrichtigt.
Beleginbox
Die Beleginbox, zugänglich über die obere Leiste in der Pliant-App, bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über alle Belege, welche an die Beleginbox versendet wurde. Die Benutzeroberfläche ist in drei Registerkarten unterteilt:
Nicht zugeordnet: Diese Registerkarte zeigt Belegdateien an, die unser Matching-Algorithmus nicht automatisch einer Transaktion zuordnen konnte. Um einen Beleg manuell zuzuordnen, wählen Sie den Beleg einfach aus und klicken auf die Schaltfläche "Zuordnen". Sie können auch direkt in den Transaktionsdetails einen Beleg aus dem Bereich „Nicht zugeordnet“ auswählen. Wählen Sie dazu einfach „Aus Beleginbox hinzufügen“.
Erfolgreich zugeordnet: Diese Registerkarte zeigt alle Belege an, die erfolgreich zugeordnet wurden. Wenn eine automatische Zuordnung falsch ist, können Sie den Beleg einfach wieder von der Transaktion entfernen. Er wird dann zurück in den Bereich "Nicht zugeordnet" verschoben.
Papierkorb: Diese Registerkarte enthält Dateien, die entweder keine gültigen Belege sind oder nicht mit Transaktionen in Verbindung stehen, die mit einer Pliant-Karte getätigt wurden. Dateien im Papierkorb werden nach 60 Tagen endgültig gelöscht.
Wichtig: Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen können Sie Belege nur sehen, wenn die E-Mail-Adresse des Absenders mit Ihrem Benutzernamen in Pliant übereinstimmt. Bitte beachten Sie ebenso, dass das Löschen von Dateien aus dem Papierkorb nicht rückgängig gemacht werden kann.