Pliant bietet mehrere Möglichkeiten, Belege zu Transaktionen hochzuladen.
Hochladen über die Web-App
Belegdateien können einfach über die Web-App zu einer Kartentransaktion hochgeladen werden, indem Sie auf die Schaltfläche "Fehlenden Beleg hochladen" klicken oder eine Belegdatei per Drag & Drop in den umliegenden Bereich ziehen. Dies kann entweder vom Kartennutzer oder von jedem anderen Nutzer mit Zugriff auf die Admin-App durchgeführt werden.
Hochladen über die mobile App
In der mobilen Kartennutzer-App ist es ebenfalls möglich, eine PDF-Datei aus dem Dateiverzeichnis Ihres Telefons hochzuladen oder ein Bild aus der Galerie auszuwählen. Darüber hinaus ist es auch möglich, mit der Pliant Mobile App direkt von einer Kartentransaktion ein Foto von einem Papierbeleg zu machen.
Automatischer Upload über die Beleg-Inbox
Der bequemste Weg, Belege für Kartentransaktionen in Pliant hochzuladen, ist die Beleg-Inbox. Im Rahmen dieser Funktion erhält jede Pliant-Kundenorganisation eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die Belegdateien weitergeleitet werden können. Die E-Mail-Adresse für die Beleg-Inbox finden Sie in der Kopfzeile der Pliant Web-App.
Sobald eine Datei an diese E-Mail-Adresse gesendet wurde, versucht Pliant, sie automatisch den richtigen Transaktionen zuzuordnen und anzuhängen. Die Belegdateien müssen im *jpg-, *png- oder *pdf-Format vorliegen und dürfen maximal 5 MB groß sein.
Der Abgleich ist normalerweise innerhalb weniger Minuten abgeschlossen, kann aber bis zu 48 Stunden dauern. Falls ein Beleg nicht mit einer Transaktion abgeglichen werden konnte, wird der Absender per E-Mail benachrichtigt.
Sobald eine Quittung mit einer Transaktion abgeglichen und ihr hinzugefügt wurde, zeigt ein kleines blaues Dreieck in der oberen rechten Ecke der Beleg-Preview an, dass der Beleg automatisch über die Beleg-Inbox hinzugefügt wurde.
Beleginbox
Die Beleginbox, welche über die obere Leiste in der Pliant-App zugänglich ist, ermöglicht es Ihnen, alle an das unternehmensweite Postfach gesendeten Belege einzusehen und zu verwalten. Die Benutzeroberfläche ist in drei Registerkarten unterteilt:
Nicht zugeordnet: Diese Registerkarte zeigt Belegdateien an, die unser Matching-Algorithmus nicht automatisch einer Transaktion zuordnen konnte. Um einen Beleg manuell zuzuordnen, wählen Sie ihn einfach aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen". Sie können auch direkt in den Transaktionsdetails einen Beleg aus dem Bereich „Nicht zugeordnet“ auswählen. Wählen Sie dazu einfach „Aus Beleginbox hinzufügen“.
Erfolgreich zugeordnet: Diese Registerkarte zeigt alle Belege an, die erfolgreich Transaktionen zugeordnet wurden. Wenn eine automatische Zuordnung falsch ist, können Sie den Beleg einfach wieder von der Transaktion entfernen. Er wird dann zurück in den Bereich "Nicht zugeordnet" verschoben.
Papierkorb: Diese Registerkarte enthält Dateien, die entweder keine gültigen Belege sind oder nicht mit Transaktionen in Verbindung stehen, die mit einer Pliant-Karte getätigt wurden. Dateien im Papierkorb werden nach 60 Tagen endgültig gelöscht.
Wichtig: Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen können Sie Belege nur sehen, wenn die E-Mail-Adresse des Absenders mit Ihrem Benutzernamen in Pliant übereinstimmt. Bitte beachten Sie ebenso, dass das Löschen von Dateien aus dem Papierkorb nicht rückgängig gemacht werden kann.