Mit der Teamfunktion können Sie Mitarbeiter in Teams einteilen und Teammanager zuweisen. Dadurch können bestimmte Einstellungen und Funktionen für den Karteninhaber freigegeben werden und bestimmte Verwaltungsaktivitäten an entsprechende Nutzer delegiert werden. Zudem können Sie über Teams Kostenstellen abbilden und so die Ausgaben Ihres Unternehmens anhand Ihrer Kostenstellenstruktur verfolgen.
Die Team-Funktionalität ist eine Premium-Funktion, d. h. nur Organisationen, die unser Premium-Abonnement abgeschlossen haben, können sie aktivieren. So aktivieren Sie die Funktionalität der Teams:
Klicken Sie auf "Einstellungen" -> "Module".
Klicken Sie auf das Modul "Teams".
Klicken Sie auf "Aktivieren".
Inhaber und Administratoren können Teams für ihre Organisation erstellen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
Klicken Sie auf die Seite "Mitglieder und Teams" auf der linken Seite.
Klicken Sie auf "Teams" in der Mitte der Seite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Team erstellen" in der oberen rechten Ecke der Seite "Mitarbeiter & Teams".
Geben Sie einen Teamnamen und eine Kostenstelle ein. Die Angabe einer Kostenstelle ist optional.
Fügen Sie Mitarbeiter aus der Liste der bereits eingeladenen Mitarbeiter zu Ihrem Konto hinzu, indem Sie auf ein bestimmtes Mitglied und dann auf "zum Team hinzufügen" klicken.
Wenn Sie die Teammitglieder hinzugefügt haben, können Sie per Mouse-Hover Managerrollen zuweisen oder entfernen.
Im nächsten Schritt legen Sie das maximale Kartenlimit fest, welches dem Teammanager beim Ausstellen der Karten zur Verfügung steht. Sollte der Manager keine Karten ausgeben dürfen, setzten Sie das Limit auf 0. Zusätzlich können Sie auswählen, ob die Team-Manager eine Karte für sich selbst ausstellen dürfen.
Sie können diese Berechtigungen jederzeit ändern, indem Sie die Managerberechtigung des jeweiligen Teams bearbeiten.
Im letzten Schritt können Sie ein monatliches Budget für das Team festlegen. Dies ist optional.
Das Budget stellt die geplanten monatlichen Ausgaben für das Team dar und ist nicht bindend. Das heißt, die zugewiesenen Karten können weiterhin verwendet werden, selbst wenn das monatliche Budget erreicht ist. Sie können das Budget des jeweiligen Teams jederzeit ändern, indem Sie auf "Teambudget bearbeiten" klicken.
Inhaber und Admins können die Ausgaben aller Team auf der Teamseite überwachen.
Manager können das Budget in ihrer Pliant Wallet im Bereich "Teams" überwachen.
Bitte beachten Sie, dass Buchhalter auch Teams erstellen und Kostenstellen zuweisen können. Sie können jedoch keine Mitglieder zu diesen Teams hinzufügen bzw. entfernen und keine Berechtigungen für die Kartenausgabe festlegen.
Alle Teameinstellungen können jederzeit geändert werden (siehe Screenshots oben). Bitte beachten Sie:
Wenn einem Mitarbeiter in einem Team auch eine Karte zugewiesen ist, muss die Zuweisung der Karte zu diesem Team zunächst aufgehoben werden, bevor der Mitarbeiter aus dem Team entfernt werden kann.
Um ein Team zu deaktivieren, müssen alle Mitarbeiter die diesem Team zugewiesen sind, aus dem Team entfernt werden.