Dieses Feature ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitertransaktionen effektiv zu überprüfen und zu kennzeichnen, wenn sie nicht den Ausgaberichtlinien entsprechen. Mit der Transaktionsüberprüfung können Sie eine größere finanzielle Kontrolle und Sicherheit innerhalb Ihrer Organisation gewährleisten.
Aktivierung und Konfiguration
Um loszulegen, aktivieren Sie das Modul Transaktionsüberprüfung unter Einstellungen > Module. Nach der Aktivierung können Sie die Überprüfungskriterien und Optionen auswählen, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.
Standardmäßig müssen alle Transaktionen, die nach dem 1. des aktuellen Kalendermonats getätigt wurden, überprüft werden. Sie können dies anpassen, indem Sie "Überprüfung auf Teams beschränken" aktivieren. Dadurch müssen nicht zugewiesene Transaktionen nicht überprüft werden und werden auch nicht als solche markiert. Sie können die Funktion auch für bestimmte Teams auf der Teams-Seite deaktivieren.
Wenn Sie die Option "Verpflichtend für Export" aktivieren, können Transaktionen erst nach vorheriger Genehmigung in Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden.
Überprüfungsprozess
Teammanager:
In der Karteninhaber-App können Manager die ihrem Team zugewiesenen Transaktionen überprüfen, indem sie auf die Registerkarte „Zu überprüfen“ unter Transaktionen klicken. Der Prozess verläuft folgendermaßen:
Transaktionen genehmigen: In der Liste sehen Manager alle Transaktionen ihres Teams, die noch eine Überprüfung erfordern. Durch Klicken auf "Genehmigen" wird der Überprüfungsstatus der Transaktion geändert und sie wird aus der "Zu überprüfen"-Aufgabenliste des Managers entfernt.
Transaktionen markieren: Wenn eine Transaktion weitere Aufmerksamkeit erfordert, können Manager sie markieren. Sie können auch Erklärungen im Notizfeld hinzufügen. Eine markieren Transaktion verschwindet ebenfalls aus der "Zu überprüfen"-Registerkarte.
Je nach Konfiguration Ihres Kontos gibt es verschiedene „Gründe für die Markierung“, die für eine Transaktion ausgewählt werden können:
Richtlinienverstoß: Dies ist der standard Markierungsgrund. Eine als „Richtlinienverstoß“ gekennzeichnete Transaktion ist eine Geschäftsausgabe, die eine interne Unternehmensrichtlinie verletzt hat. Trotz des Verstoßes wird die Transaktion weiterhin als Geschäftsausgabe angesehen und entsprechend in den Buchhaltungs-Exporten des Unternehmens verarbeitet.
Privatausgabe: Die Transaktionen sind persönliche Ausgaben mit einer Pliant-Karte, die nicht mit geschäftlichen Aktivitäten zusammenhängen. Diese Ausgaben werden entsprechend in den Buchhaltungs-Exporten des Unternehmens verbucht. Daher muss der Karteninhaber hierfür keine Buchhaltungsinformationen oder Belege einreichen.
Transaktionsstatus ändern: Manager haben die Möglichkeit, eine markierte Transaktion zu genehmigen oder eine genehmigte zu kennzeichnen, um Flexibilität im Überprüfungsprozess zu gewährleisten.
Überprüfungen zurücksetzen: Bei Bedarf können Manager den Überprüfungsstatus einer Transaktion auf „Muss überprüft werden“ zurücksetzen.
Hinweis: Nutzen Sie unsere Mehrfachauswahlfunktion, um Transaktionen einfach in großen Mengen zu genehmigen oder zu kennzeichnen. Überprüfungen können auch einfach on-the-go über die Pliant Mobile App durchgeführt werden.
Administratoren, Inhaber und Buchhalter:
Die Seite "Zu überprüfen" in der Admin-App zeigt alle Transaktionen Ihrer Organisation, die überprüft werden müssen. Relevante Transaktionen können durch die entsprechenden Filter leicht gefunden werden.
Administratoren, Inhaber und Buchhalter können
Transaktionen im Namen der Teammanager überprüfen
Transaktionen der Teammanager selbst überprüfen
Transaktionen ohne Team überprüfen
Bearbeiten markierter Transaktionen
Um markierte Transaktionen zu überwachen, navigieren Sie zur Seite Transaktionen in der Admin-App und wählen Sie die Seite Markiert aus, um alle ungelösten markierten Transaktionen anzuzeigen.
Wenn eine markierte Transaktion außerhalb der Pliant-Plattform gelöst wurde, können Administratoren, Eigentümer und Teammanager die private Ausgabe als Gelöst markieren.
Benutzerrollen und Überprüfungsberechtigung
Diese Funktion richtet sich an vier Benutzerrollen: Manager, Inhaber, Administratoren und Buchhalter. Administratoren, Inhaber und Buchhalter können alle Transaktionen, einschließlich ihrer eigenen, überprüfen. Manager können jedoch ihre eigenen Transaktionen nicht überprüfen; sie dürfen nur die ihrer Teammitglieder überprüfen. Administratoren, Inhaber und Buchhalter überprüfen Transaktionen in der Admin-App unter "Transaktionen".