Übersicht
Benutzerdefinierte Felder ermöglicht Ihnen Transaktionen mit spezifischen unternehmensrelevanten Daten anzureichern. Mit diesem Feature können unternehmensspezifische Variablen (z. B. Standorte, Markt, Abteilung, Auftragsnummer usw.) pro Transaktion erfasst werden. Ein anderer Anwendungsfall ist das Anreichern von Transaktionsdaten mit reisespezifischen Datenpunkten, wie Ticketnummern oder Buchungsreferenzen. Das Feature ist auch für BuchhalterInnen hilfreich, die beispielsweise Bewirtungsbelege erfassen und Daten über Teilnehmer an Geschäftsessen strukturiert in Pliant dokumentieren möchten.
Benutzerdefinierte Felder aktivieren
Das Modul "Benutzerdefinierte Felder" kann unter Einstellungen > Module aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass das Feature nur im Standardtarif verfügbar ist.
Einrichtung benutzerdefinierter Felder
Sobald das Modul aktiv ist, können benutzerdefinierte Felder in den Buchhaltungseinstellungen (Einstellungen > Buchhaltung) erstellt und verwaltet werden. Derzeit unterstützen wir textbasierte Eingabefelder
Beim Erstellen der benutzerdefinierten Felder muss ein Name zur Identifizierung des Feldes vergeben werden. Zudem können Sie optional eine Kurzbeschreibung und einen Standardwert für das Feld angeben. Der Standardwert wird für das Definieren von Automatisierungsregeln herangezogen. Darüber hinaus gibt es zwei wichtige Einstellungen pro Feld:
Verpflichtend bei der Ausstellung einer Karte: Wird diese Option aktiviert, muss beim Erstellen jeder Karte ein Standardwert für dieses benutzerdefinierte Feld angegeben werden.
Verpflichtend für den Export: Damit stellen Sie sicher, dass das Feld befüllt ist, bevor eine Transaktion exportiert werden kann.
Benutzerdefinierte Felder können jederzeit deaktiviert werden. Sofern sie nicht mit vorhandenen Transaktionen verknüpft sind, können Felder auch wieder vollständig gelöscht werden.
Benutzerdefinierten Feldern Werte zuweisen
Benutzerdefinierte Felder können auf jeder Seite, auf der Transaktionen gelistet werden, zugewiesen werden. Dies umfasst die Transaktionsseite, den Buchhaltungsexport in der Admin App, die Transaktionsliste in der Kartennutzer App sowie die Transaktionsübersicht in der mobilen App. Das Aufteilen von Transaktionen wird für benutzerdefinierte Felder unterstützt.
Benutzerdefinierte Felder exportieren
Benutzerdefinierte Felder sind Bestandteil der standardmäßig verfügbaren CSV-Datei. Diese kann entweder über die Transaktionsseite in der Admin-App, über den Buchhaltungsexport (sofern keine Buchhaltungsintegration aktiviert ist) oder als Anhang der monatlichen Kreditkartenabrechnungs-E-Mail heruntergeladen werden. Die benutzerdefinierten Felder werden dabei als zusätzliche Spalten am Ende der CSV-Datei angefügt. Bitte beachten Sie, dass exportierte Transaktionen zusammen mit ihren benutzerdefinierten Feldern nach dem Export nicht mehr verändert werden können.
ℹ️ Derzeit werden benutzerdefinierter Felder nur in der Standard-CSV unterstützt.
Automatisierung benutzerdefinierter Felder
Derzeit ist die automatische Zuweisung von Standardwerten für benutzerdefinierte Felder auf Kartenebene verfügbar. Zugewiesene Standardwerte gelten für alle zukünftigen Transaktionen, die mit dieser Karte durchgeführt werden. Die Feldwerte können auf der Transaktionsebene überschrieben werden, solange die Transaktion nicht exportiert ist. Um Standardwerte einzurichten, geben Sie sie während Ausstellung der Karte im Schritt Kartenattribute oder im Kontextmenü bestehender Karten.
Benutzerdefinierte Felder und deren Standardwerte werden sowohl in der Detailansicht der Karte in der Admin-App als auch in der Wallet-Ansicht in der web/mobile App des Karteninhabers angezeigt.
API-Integration
Benutzerdefinierte Felder können auch über unsere API-Lösungen (CaaS API, Pliant Pro API) konfiguriert werden. Für weitere Informationen zu Setup und Integration kontaktieren Sie bitte unser Support-Team via support@getpliant.com.