Laexportación contable (flujo) está a disposición de los administradores, propietarios y contables a la hora de preparar, gestionar y exportar sus transacciones con fines contables.
El flujo consta de tres pasos:
No exportado: Muestra todas las transacciones de la tarjeta en el estado reservado . En este paso se preparan los datos de las transacciones para su exportación. Puede asignar subcategorías (números de cuenta de mayor correspondientes), tipos de IVA (códigos de IVA correspondientes) y equipos (centros de coste relacionados) a las transacciones.
Cola de exportación: En el segundo paso, las transacciones se preseleccionan antes de activar la exportación. Cuando una transacción se mueve a esta pestaña, no puede ser modificada por nadie más dentro de la aplicación Pliant. Los usuarios, por ejemplo, ya no pueden añadir recibos, cambiar subcategorías o asignar tipos de IVA. Las transacciones seleccionadas pueden ser exportadas en el formato deseado.
Exportadas: Las transacciones exportadas se pueden ver aquí. Una vez exportada una transacción, ya no puede ser editada por los usuarios. Sin embargo, los usuarios pueden volver a exportar las transacciones. Las transacciones no se pueden volver a mover a la cola de exportación después de este paso.
Nota importante: Por favor, asegúrese de que todos los campos de datos requeridos han sido configurados correctamente en Ajustes > Contabilidad antes de utilizar la exportación de Contabilidad (flujo).
Fecha de reserva
En la exportación contable, solo mostramos las transacciones confirmadas y las ordenamos en función de su fecha de reserva.
Nota importante: Hay tres fechas en el sistema:
Fecha de la transacción: La fecha en que se produjo la transacción.
Fecha de reserva/confirmación: Confirmación de la transacción procedente de Visa. También cambiamos el estado de una transacción de PENDIENTE a RESERVADA.
Fecha de liquidación: La fecha en la que reducimos el importe de la transacción de la cuenta bancaria de la organización.
No se exporta
Sirve para preparar las transacciones de la tarjeta para la exportación contable. En esta página puede ver las columnas relacionadas con la contabilidad. Los datos pueden ser editados en esta página. Puede cargar recibos y asignar subcategorías, tipos de IVA, proyectos e información de equipo a las transacciones.
Después de preparar los datos asignando las columnas necesarias, puede pasarlos a la siguiente pestaña seleccionando las transacciones y haciendo clic en el botón Añadir cola de exportación . El sistema le mostrará un mensaje de advertencia si le falta información para las transacciones seleccionadas.
Normalmente, un flujo de trabajo podría ser así:
Rellenar la información que falta de subcategoría, tipo de IVA, proyecto y equipos en la página No exportado
Añadir recibos a las transacciones en las que faltan recibos
Seleccione las transacciones que desea congelar y añadir a la lista de espera.
Haga clic en el botón Añadir cola de exportación
Las transacciones desaparecen en la pestaña transferida a la pestaña "En cola de exportación"
Nota importante: Si falta algún campo de datos que necesite, puede añadirlo al sistema.
Cola de exportación
La pestaña de cola de exportación añade ciertas transacciones a una especie de lista de espera. Puede hacer que las transacciones no se puedan editar en el sistema. Por ejemplo, las transacciones ya no pueden ser editadas en la página de transacciones por todos los usuarios (incluidos los que realizaron la acción). Este estado de bloqueo evita cualquier confusión y la edición de la misma transacción por diferentes usuarios por error.
Básicamente, puede limpiar o modificar los datos en la página anterior y transferirlos aquí de vez en cuando (por ejemplo, diariamente), y luego exportarlos todos al mismo tiempo (por ejemplo, mensualmente para su sistema de contabilidad.)
Cómo exportar las transacciones para la contabilidad
Seleccione las transacciones que desea congelar y añadir a la lista de espera.
Haga clic en el botón Exportar seleccionadas
Configure la exportación y haga clic en Iniciar la exportación
Importante: El sistema comprueba cualquier posible incoherencia y muestra mensajes de advertencia. Estos pueden ser abordados o ignorados.
Cómo devolver las transacciones al paso No exportado
(permitiendo así que otros las editen de nuevo)
Seleccione las transacciones que desea devolver al paso anterior
Haga clic en el botón Eliminar de la página de cola de exportación
Las transacciones se mueven a la página No exportado y se vuelven editables
Exportado
La pestaña exportada incluye las transacciones que se exportan para el sistema contable. Una transacción en este paso no puede ser movida a los pasos anteriores pero puede ser exportada de nuevo.
Puede ver la fecha de exportación de las transacciones en esta pestaña y ver qué transacciones se han exportado juntas comprobando la columna Fecha de exportación/ID de exportación. Si las transacciones tienen el mismo identificador de exportación, significa que se han exportado juntas. Si exporta una transacción una vez más, la fecha y el ID de exportación no cambian. La fecha y el ID de exportación siempre indicarán la primera vez que se ha exportado la transacción.
Reexportar las transacciones exportadas
Seleccione las transacciones en la lista
Haga clic en el botón Exportar de nuevo
Seleccione el tipo de exportación y la configuración deseada
Haga clic en el botón Generar archivos de exportación
El sistema descarga automáticamente las transacciones seleccionadas