La exportación de contabilidad (flujo) está disponible para administradores, propietarios y contadores cuando preparan, administran y exportan sus transacciones para fines contables.
El flujo consta de tres pasos:
No exportado: muestra todas las transacciones de tarjeta en el estado registrado. En este paso, los datos de la transacción se preparan para la exportación. Puede asignar subcategorías (números de cuenta de mayor correspondientes), tasas de IVA (códigos de IVA correspondientes) y equipos (centros de costes relacionados) a las transacciones.
Cola de exportación: en el segundo paso, las transacciones se seleccionan antes de que se active la exportación. Cuando una transacción se mueve a esta pestaña, nadie más dentro de la aplicación Pliant puede cambiarla. Los usuarios, por ejemplo, ya no pueden agregar recibos, cambiar subcategorías ni asignar tasas de IVA. Las transacciones seleccionadas se pueden exportar en el formato deseado.
Exportado: las transacciones exportadas se pueden ver aquí. Una vez que se exporta una transacción, los usuarios ya no pueden editarla. Sin embargo, los usuarios pueden volver a exportar las transacciones. Las transacciones no se pueden mover de nuevo a la cola de exportación después de este paso.
Nota importante: Asegúrese de que todos los campos de datos obligatorios se hayan configurado correctamente en Configuración > Contabilidad antes de utilizar la exportación de contabilidad (flujo).
Fecha de reserva
En la exportación de contabilidad, solo mostramos las transacciones confirmadas y las clasificamos según su fecha de reserva.
Nota importante: Hay tres fechas en el sistema:
Fecha de transacción: la fecha en que se realizó la transacción.
Fecha de reserva/confirmación: confirmación de la transacción proveniente de Visa. También cambiamos el estado de una transacción de PENDIENTE a RESERVADA.
Fecha de liquidación: la fecha en la que reducimos el monto de la transacción de la cuenta bancaria de la organización.
No exportado
Esto es para preparar las transacciones de la tarjeta para la exportación de contabilidad. Puede ver las columnas relacionadas con la contabilidad en esta página. Los datos se pueden editar en esta página. Puede cargar recibos y asignar subcategorías, tasas de IVA, proyectos e información del equipo a las transacciones.
Después de preparar los datos asignando las columnas necesarias, puede moverlos a la siguiente pestaña seleccionando las transacciones y haciendo clic en el botón Agregar cola de exportación. El sistema le mostrará un mensaje de advertencia si falta información para las transacciones seleccionadas.
Normalmente, un flujo de trabajo podría verse así:
Complete la subcategoría faltante, la tasa de IVA, la información del Proyecto y los Equipos en la página No exportado
Agregue recibos a las transacciones con recibos faltantes
Seleccione las transacciones que desea congelar y agregue a la lista de espera.
Haga clic en el botón Agregar cola de exportación.
Las transacciones desaparecen en la pestaña transferida a la pestaña "En cola de exportación"
Nota importante: Si falta algún campo de datos que necesita, puede agregarlo al sistema.
Cola de exportación
La pestaña Cola de exportación agrega ciertas transacciones a una especie de lista de espera. Puede hacer que las transacciones no se puedan editar en el sistema. Por ejemplo, las transacciones ya no pueden ser editadas en la página de transacciones por todos los usuarios (incluidos aquellos que realizaron la acción). Este estado de bloqueo evita cualquier confusión y la edición de la misma transacción por parte de diferentes usuarios por error.
Básicamente, puede limpiar o modificar los datos de la página anterior y transferirlos aquí de vez en cuando (por ejemplo, diariamente) y luego exportarlos todos al mismo tiempo (por ejemplo, mensualmente para su sistema de contabilidad).
Cómo exportar las transacciones para la contabilidad
Seleccione las transacciones que desea congelar y agregar a la lista de espera.
Haga clic en el botón Exportar seleccionado
Configure la exportación y haga clic en Iniciar exportación
Importante: el sistema verifica posibles inconsistencias y muestra mensajes de advertencia. Estos se pueden abordar o ignorar.
Cómo mover transacciones nuevamente al paso No exportado
(permitiendo así que otros las editen nuevamente)
Seleccione las transacciones que desea mover nuevamente al paso anterior
Haga clic en el botón Quitar de la página de la cola de exportación
Las transacciones se mueven a la página No exportado y se vuelven editables
Exportado
La pestaña exportada incluye las transacciones que se exportan para el sistema de contabilidad. Una transacción en este paso no se puede mover a los pasos anteriores, pero se puede exportar nuevamente.
Puede ver la fecha de exportación de las transacciones en esta pestaña y ver qué transacciones se han exportado juntas consultando la columna Fecha de exportación/ID de exportación. Las transacciones que tienen el mismo ID de exportación muestran que se exportaron juntas. Si exporta una transacción una vez más, la fecha de exportación y el ID no cambian. La fecha de exportación y el ID siempre indicarán la primera vez que se exportó la transacción.
Reexportación de las transacciones exportadas
Seleccione las transacciones en la lista
Haga clic en el botón Exportar nuevamente
Seleccione el tipo de exportación y la configuración deseada
Haga clic en el botón Generar archivos de exportación
El sistema descarga automáticamente las transacciones seleccionadas