L'exportation comptable (flux) est à la disposition des administrateurs, des propriétaires et des comptables pour préparer, gérer et exporter leurs transactions à des fins comptables.
Le flux se compose de trois étapes :
Non exporté : Montre toutes les transactions de la carte dans le statut réservé . Dans cette étape, les données des transactions sont préparées pour l'exportation. Vous pouvez affecter des sous-catégories (numéros de comptes généraux correspondants), des taux de TVA (codes TVA correspondants) et des équipes (centres de coûts associés) aux transactions.
File d'attente pour l'exportation : Dans la deuxième étape, les transactions sont présélectionnées avant que l'exportation ne soit déclenchée. Lorsqu'une transaction est déplacée vers cet onglet, elle ne peut être modifiée par personne d'autre dans l'application Pliant. Les utilisateurs, par exemple, ne peuvent plus ajouter de reçus, modifier les sous-catégories ou affecter des taux de TVA. Les transactions sélectionnées peuvent être exportées dans le format souhaité.
Exportées : Les transactions exportées peuvent être vues ici. Une fois qu'une transaction est exportée, elle ne peut plus être modifiée par les utilisateurs. Cependant, les utilisateurs peuvent exporter à nouveau les transactions. Les transactions ne peuvent pas être replacées dans la file d'attente des exportations après cette étape.
Remarque importante : Veuillez vous assurer que tous les champs de données requis ont été configurés correctement dans Paramètres > Comptabilité avant d'utiliser l'exportation de la comptabilité (flux).
Date de réservation
Dans l'exportation comptable, nous ne montrons que les transactions confirmées et nous les trions en fonction de leur date de réservation.
Remarque importante : Il existe trois dates dans le système :
Date de la transaction : La date à laquelle la transaction a eu lieu.
Date de réservation/confirmation : Confirmation de la transaction provenant de Visa. Nous changeons également le statut d'une transaction de En Cours à Effectué.
Date de règlement : Date à laquelle nous réduisons le montant de la transaction du compte bancaire de l'organisation.
Non exporté
Il s'agit de préparer les transactions par carte pour l'exportation comptable. Vous pouvez voir les colonnes relatives à la comptabilité sur cette page. Les données peuvent être modifiées sur cette page. Vous pouvez télécharger des reçus et affecter des sous-catégories, des taux de TVA, des projets et des informations sur l'équipe aux transactions.
Après avoir préparé les données en affectant les colonnes nécessaires, vous pouvez les déplacer vers l'onglet suivant en sélectionnant les transactions et en cliquant sur le bouton Ajouter une file d'attente d'exportation . Le système vous affichera un message d'avertissement s'il vous manque des informations pour les transactions sélectionnées.
Typiquement, un flux de travail pourrait ressembler à ceci :
Complétez les informations manquantes sur la sous-catégorie, le taux de TVA, le projet et les équipes sur la page Non exporté.
Ajouter des reçus aux transactions pour lesquelles il manque des reçus.
Sélectionnez les transactions que vous voulez geler et ajouter à la liste d'attente.
Cliquez sur le bouton Ajouter la file d'attente d'exportation
Les transactions disparaissent de l'onglet transféré vers l'onglet "En file d'attente d'exportation".
Remarque importante : Si des champs de données dont vous avez besoin sont manquants, vous pouvez les ajouter au système.
File d'attente pour l'exportation
L'onglet File d'attente d'exportation ajoute certaines transactions à une sorte de liste d'attente. Vous pouvez rendre les transactions non éditables dans le système. Par exemple, les transactions ne peuvent plus être éditées sur la page des transactions par tous les utilisateurs (y compris ceux qui ont effectué l'action). Ce statut de verrouillage permet d'éviter toute confusion et l'édition de la même transaction par différents utilisateurs par erreur.
En principe, vous pouvez nettoyer ou modifier les données sur la page précédente et les transférer ici de temps en temps (par exemple, quotidiennement), puis les exporter toutes en même temps (par exemple, mensuellement pour votre système comptable.
Comment exporter des transactions pour la comptabilité
Sélectionnez les transactions que vous voulez geler et ajouter à la liste d'attente.
Cliquez sur le bouton Exporter sélectionné
Configurez l'exportation et cliquez sur Démarrer l'exportation
Important: Le système vérifie toute incohérence potentielle et affiche des messages d'avertissement. Ceux-ci peuvent être traités ou ignorés.
Comment ramener les transactions à l'étape Non exporté
(ce qui permet aux autres de les modifier à nouveau)
Sélectionnez les transactions que vous souhaitez renvoyer à l'étape précédente.
Cliquez sur le bouton Retirer de la page de la file d'attente des exportations
Les transactions sont déplacées vers la page Non exporté et deviennent éditables.
Exporté
L'onglet exporté comprend les transactions qui sont exportées pour le système comptable. Une transaction dans cette étape ne peut pas être déplacée vers les étapes précédentes mais peut être exportée à nouveau.
Vous pouvez voir la date d'exportation des transactions sur cet onglet et voir quelles transactions ont été exportées ensemble en vérifiant la colonne Date d'exportation/ID d'exportation. Les transactions ayant le même identifiant d'exportation montrent qu'elles ont été exportées ensemble. Si vous exportez une transaction une nouvelle fois, la date et l'ID d'exportation ne changent pas. La date et l'ID d'exportation indiquent toujours la première fois que la transaction a été exportée.
Ré-exportation des transactions exportées
Sélectionnez les transactions dans la liste
Cliquez sur le bouton Exporter à nouveau
Sélectionnez le type d'exportation et la configuration souhaités
Cliquez sur le bouton Générer les fichiers d'exportation
Le système télécharge automatiquement les transactions sélectionnées