La fonctionnalité Équipes vous permet d'organiser vos collègues en équipes qui peuvent être gérées par des titulaires de carte désignés comme gestionnaires des équipes. De cette façon, certaines activités administratives peuvent être déléguées aux titulaires de carte appropriés. Avec les équipes, vous pouvez également créer des centres de coûts et ainsi suivre les dépenses de votre organisation en utilisant la structure des centres de coûts de votre organisation.
La fonctionnalité Équipes est une fonctionnalité premium, ce qui signifie que seules les organisations ayant souscrit à notre abonnement premium peuvent l'activer. Pour activer la fonctionnalité Équipes :
Cliquez sur « Paramètres » -> « Modules ».
Cliquez sur le module « Équipes ».
Cliquez sur « Activer ».
Les propriétaires et les administrateurs peuvent créer des équipes pour leurs organisations en suivant ces étapes :
Cliquez sur la page « Membres et équipes » sur le côté gauche
Cliquez sur « Équipes » affiché au centre de la page
Cliquez sur le bouton « Créer une équipe » dans le coin supérieur droit de la page « Membres et équipes ».
Saisissez un nom d'équipe et un numéro de centre de coûts. Le centre de coûts est facultatif.
Ajoutez des membres à partir de la liste des membres déjà invités à votre compte en cliquant sur un membre donné puis en cliquant sur « Ajouter à l'équipe ».
Un membre peut être désigné comme gestionnaire en cliquant sur « Attribuer un rôle de gestionnaire » à côté du nom du membre.
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez sélectionner la limite maximale de cartes que le ou les managers de cette équipe sont autorisés à définir lors de l'émission de cartes. Si vous ne souhaitez pas autoriser les managers à émettre des cartes, vous pouvez définir la limite sur 0. De plus, vous pouvez également sélectionner si les managers d'équipe sont autorisés à émettre des cartes pour eux-mêmes.
Vous pouvez toujours modifier ces autorisations en modifiant l’autorisation du responsable de l’équipe concernée.
Dans la dernière modale, vous pouvez définir un budget mensuel pour l'équipe, qui est facultatif.
Le budget représente la dépense mensuelle cible pour l'équipe et n'est pas contraignant. En d'autres termes, les cartes attribuées à cette équipe peuvent toujours être utilisées pour effectuer des transactions même si le budget mensuel a été atteint.
Vous pouvez toujours modifier le budget de l'équipe concernée en cliquant sur « modifier le budget de l'équipe ».
Les comptes, les administrateurs et les propriétaires peuvent vérifier les dépenses par équipe sur la page des équipes.
Les chefs d'équipe peuvent contrôler le budget de leur portefeuille Pliant dans l'onglet « Équipes » de l'application du titulaire de la carte.
Notez que les comptables peuvent également créer des équipes et affecter des centres de coûts, mais ils ne peuvent pas ajouter ou supprimer des membres de ces équipes ou définir des autorisations d'émission de cartes.
Tous les paramètres des équipes peuvent être modifiés à tout moment. Veuillez noter ce qui suit :
Si un membre affecté à une équipe a également une carte affectée à l'équipe, la carte doit d'abord être désaffectée de cette équipe avant que le membre puisse être retiré de l'équipe.
Pour désactiver une équipe, tous les membres affectés à cette équipe doivent être retirés de l'équipe.
Il n'est pas possible d'émettre une carte universelle pour l'ensemble de l'équipe, car chaque carte de crédit doit être attribuée à un utilisateur.