La fonctionnalité d'équipes vous permet d'organiser vos collègues en équipes qui peuvent être gérées par des titulaires de carte assignés comme gestionnaires des équipes. De cette façon, certaines activités administratives peuvent être déléguées aux titulaires de cartes appropriés. Avec les équipes, vous pouvez également créer des centres de coûts et ainsi suivre les dépenses de votre organisation en utilisant la structure des centres de coûts de votre organisation.
La fonctionnalité d'équipes est une fonctionnalité premium, ce qui signifie que seules les organisations souscrivant à notre plan d'abonnement premium peuvent l'activer. Pour activer la fonctionnalité d'équipes:
Cliquez sur "Paramètres" -> "Modules".
Cliquez sur le module "Équipes".
Cliquez sur "Activer".
Les propriétaires et les administrateurs peuvent créer des équipes pour leur organisation en suivant les étapes suivantes :
Cliquez sur le bouton "Créer une équipe" dans le coin supérieur droit de la page "Membres et équipes".
Entrez un nom d'équipe et un centre de coût. La fourniture d'un centre de coûts est facultative.
Ajoutez des membres à partir de la liste des membres déjà invités à votre compte en cliquant sur un membre donné, puis sur "Ajouter des membres".
Dans la modale suivante, vous pouvez sélectionner la limite maximale de cartes que le(s) manager(s) de cette équipe sont autorisés à fixer lors de l'émission de cartes. Si vous ne souhaitez pas autoriser les managers à émettre des cartes, vous pouvez fixer la limite à 0.
Dans la dernière modale, vous pouvez définir un budget mensuel pour l'équipe, qui est facultatif. Le budget représente la dépense mensuelle cible pour l'équipe et n'est pas contraignant. En d'autres termes, les cartes attribuées à cette équipe peuvent toujours être utilisées pour effectuer des transactions même si le budget mensuel a été atteint.
Notez que les comptables peuvent également créer des équipes et affecter des centres de coûts, mais ils ne peuvent pas ajouter ou supprimer des membres de ces équipes ou définir des autorisations d'émission de cartes.
Tous les paramètres des équipes peuvent être modifiés à tout moment. Veuillez noter ce qui suit :
Si un membre affecté à une équipe a également une carte affectée à l'équipe, la carte doit d'abord être désaffectée de cette équipe avant que le membre puisse être retiré de l'équipe.
Pour désactiver une équipe, tous les membres affectés à cette équipe doivent être retirés de l'équipe.