Les champs personnalisés permettent aux utilisateurs d'ajouter des données spécifiques et pertinentes pour l'entreprise aux transactions. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans divers secteurs, des besoins commerciaux généraux comme l'attribution de variables spécifiques (par exemple, emplacements, marchés, services, identifiants clients...) et aux transactions, aux exigences spécialisées dans l'industrie du voyage, telles que l'enrichissement des données de transaction avec des numéros de billets d'avion/train ou des références de réservation d'hôtel. Elle est également utile pour les comptables qui souhaitent documenter, par exemple, les détails des participants aux repas d'affaires ou d'autres points de données qui font partie du flux de travail pré-comptable/comptable.

Les champs personnalisés peuvent être activés en accédant à la page Modules et en sélectionnant cette option dans la liste des modules disponibles. Veuillez noter que la fonctionnalité fait partie de notre plan Standard et des plans supérieurs.

Une fois actifs, les champs personnalisés sont configurés dans les paramètres de comptabilité, accessibles via Paramètres > Comptabilité. Pour l'instant, le système ne prend en charge que les champs textuels. Lors de la création d'un champ personnalisé, vous devrez fournir un nom pour identifier le champ, une brève description pour clarifier son objectif et une valeur par défaut facultative qui peut être appliquée automatiquement dans certaines actions, comme les automatisations basées sur des cartes.

Il existe deux paramètres importants pour chaque champ personnalisé :

Les champs personnalisés peuvent être désactivés ou supprimés à condition qu'ils ne soient liés à aucune transaction existante.

Vous pouvez attribuer ou modifier des valeurs dans les champs personnalisés sur n'importe quelle page où les transactions sont répertoriées. Cela inclut les pages de transaction dans les applications du titulaire de carte et de l'administrateur, ainsi que pendant le flux d'exportation dans l'application d'administration.

Une fois qu'une transaction est divisée en plusieurs transactions comptables, il est possible d'attribuer des valeurs différentes à chaque transaction comptable.

Lors de l'exportation de transactions, que ce soit directement via le bouton de téléchargement sur la page des transactions, via le flux d'exportation ou en conjonction avec les relevés mensuels de carte de crédit, les champs personnalisés apparaissent sous forme de colonnes supplémentaires à la fin du fichier CSV. Veuillez noter qu'une fois qu'une transaction est exportée, elle, ainsi que ses champs personnalisés, devient immuable.

Actuellement, l'attribution automatique de valeurs de champ personnalisé par défaut en fonction de la carte est disponible. Les valeurs par défaut s'appliqueront à toutes les transactions futures effectuées avec cette carte, bien qu'elles puissent être remplacées sur la base d'une transaction individuelle. Pour configurer des valeurs par défaut, fournissez-les simplement pendant le flux d'émission de la carte (Étape : attributs de la carte) ou à tout moment ultérieurement (pour les cartes existantes) via le menu contextuel des cartes (Modifier les champs personnalisés).

Les champs personnalisés et leurs valeurs sont affichés à la fois dans la vue détaillée de la carte de l'application d'administration et dans la vue du portefeuille dans l'application du titulaire de la carte.

Les champs personnalisés peuvent également être configurés via nos solutions API, notamment l'API CAAS et l'API Pro. Pour plus d'informations sur la manière de configurer et d'intégrer cela à vos systèmes, vous pouvez nous contacter par téléphone au +352 (0) 27 86 99 06, via le chat de notre application mobile ou Web, ou en soumettant un ticket via notre formulaire d'assistance.