Les champs personnalisés permettent aux utilisateurs d'ajouter aux transactions des données spécifiques et pertinentes pour l'entreprise. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans différents secteurs, qu'il s'agisse de besoins généraux tels que l'attribution de variables spécifiques (par exemple, lieux, marchés, départements, identifiants de clients...) et de transactions, ou de besoins spécialisés dans l'industrie du voyage, tels que l'enrichissement des données de transaction avec des numéros de billets d'avion ou de train ou des références de réservation d'hôtel. Il est également utile pour les comptables qui souhaitent documenter, par exemple, les détails des participants aux repas d'affaires ou d'autres points de données qui font partie du flux de travail de la pré-comptabilité/comptabilité.

Les champs personnalisés peuvent être activés en accédant à la page Modules et en sélectionnant cette option dans la liste des modules disponibles. Veuillez noter que cette fonction fait partie de notre plan Standard et plus.

Une fois activés, les champs personnalisés sont configurés dans les paramètres de comptabilité, accessibles via Settings > Accounting. Pour l'instant, le système ne prend en charge que les champs de type texte. Lors de la création d'un champ personnalisé, vous devrez fournir un nom pour identifier le champ, une brève description pour clarifier son objectif, et une valeur par défaut facultative qui peut être appliquée automatiquement dans certaines actions, comme les automatisations basées sur les cartes.

Il existe deux paramètres importants pour chaque champ personnalisé :

Les champs personnalisés peuvent être désactivés ou supprimés à condition qu'ils ne soient pas liés à des transactions existantes.

Vous pouvez attribuer ou modifier des valeurs dans les champs personnalisés sur toutes les pages où les transactions sont répertoriées. Cela inclut les pages de transactions dans les applications du titulaire de la carte et de l'administrateur, ainsi que pendant le flux d'exportation dans l'application de l'administrateur.

Lorsqu'une transaction est divisée en plusieurs transactions comptables, il est possible d'attribuer des valeurs différentes à chaque transaction comptable.

Lors de l'exportation des transactions, que ce soit directement via le bouton de téléchargement sur la page des transactions, via le flux d'exportation, ou en conjonction avec les relevés mensuels de carte de crédit, les champs personnalisés apparaissent comme des colonnes supplémentaires à la fin du fichier CSV. Veuillez noter qu'une fois qu'une transaction est exportée, elle devient immuable, de même que ses champs personnalisés.

Actuellement, il est possible d'attribuer automatiquement des valeurs par défaut aux champs personnalisés en fonction de la carte. Les valeurs par défaut s'appliqueront à toutes les transactions futures effectuées avec cette carte, bien qu'elles puissent être remplacées au cas par cas. Pour définir les valeurs par défaut, il suffit de les fournir lors de l'émission de la carte (étape : attributs de la carte) ou à tout moment ultérieurement (pour les cartes existantes) via le menu contextuel des cartes (Modifier les champs personnalisés).

Les champs personnalisés et leurs valeurs sont affichés à la fois dans la vue détaillée de la carte de l'application d'administration et dans la vue du portefeuille de l'application du titulaire de la carte.

Les champs personnalisés peuvent également être configurés via nos solutions API, notamment l'API CAAS et l'API Pro. Pour plus d'informations sur la manière de configurer cette solution et de l'intégrer à vos systèmes, veuillez contacter notre équipe d'assistance à l'adresse suivante : support@getpliant.com.