L'esportazione contabile (flusso) è disponibile per amministratori, proprietari e contabili durante la preparazione, la gestione e l'esportazione delle loro transazioni per scopi contabili.
Il flusso è composto da tre passaggi:
Non esportato: mostra tutte le transazioni con carta nello stato di registrazione. In questo passaggio i dati delle transazioni vengono preparati per l'esportazione. Puoi assegnare sottocategorie (corrispondenti numeri di conto G/L), aliquote IVA (corrispondenti codici IVA) e team (centri di costo correlati) alle transazioni.
Coda di esportazione: nel secondo passaggio, le transazioni vengono selezionate prima che venga attivata l'esportazione. Quando una transazione viene spostata in questa scheda, non può essere modificata da nessun altro all'interno dell'app Pliant. Gli utenti, ad esempio, non possono più aggiungere ricevute, modificare sottocategorie o assegnare aliquote IVA. Le transazioni selezionate possono essere esportate nel formato desiderato.
Esportato: le transazioni esportate possono essere visualizzate qui. Una volta esportata una transazione, non può più essere modificata dagli utenti. Tuttavia, gli utenti possono esportare nuovamente le transazioni. Le transazioni non possono essere spostate di nuovo in In coda di esportazione dopo questo passaggio.
Nota importante: assicurati che tutti i campi dati obbligatori siano stati configurati correttamente in Impostazioni > Contabilità prima di utilizzare l'esportazione contabile (flusso).
Data di prenotazione
Nell'esportazione contabile, mostriamo solo le transazioni confermate e le ordiniamo in base alla data di prenotazione.
Nota importante: ci sono tre date nel sistema:
Data di transazione: la data in cui si è verificata la transazione.
Data di prenotazione/conferma: conferma della transazione proveniente da Visa. Modifichiamo anche lo stato di una transazione da IN ATTESA a PRENOTATA.
Data di liquidazione: la data in cui riduciamo l'importo della transazione dal conto bancario dell'organizzazione.
Non esportato
Questo serve per preparare le transazioni con carta per l'esportazione contabile. Puoi vedere le colonne relative alla contabilità in questa pagina. I dati possono essere modificati in questa pagina. Puoi caricare ricevute e assegnare sottocategorie, aliquote IVA, progetti e informazioni sul team alle transazioni.
Dopo aver preparato i dati assegnando le colonne necessarie, puoi spostarli alla scheda successiva selezionando le transazioni e cliccando sul pulsante Aggiungi coda di esportazione. Il sistema ti mostrerà un messaggio di avviso se hai informazioni mancanti per le transazioni selezionate.
In genere un flusso di lavoro potrebbe apparire così:
Compila le informazioni mancanti su sottocategoria, aliquota IVA, progetto e team nella pagina Non esportato
Aggiungi ricevute alle transazioni con ricevute mancanti
Seleziona le transazioni che vuoi bloccare e aggiungi alla lista di attesa.
Clicca sul pulsante Aggiungi coda di esportazione
Le transazioni scompaiono nella scheda trasferita alla scheda "In coda di esportazione"
Nota importante: se mancano campi dati di cui hai bisogno, puoi aggiungerli al sistema.
Coda di esportazione
La scheda Coda di esportazione aggiunge determinate transazioni a una sorta di lista di attesa. Puoi rendere le transazioni non modificabili nel sistema. Ad esempio, le transazioni non possono più essere modificate nella pagina delle transazioni da tutti gli utenti (inclusi quelli che hanno eseguito l'azione). Questo stato di blocco impedisce qualsiasi confusione e modifica della stessa transazione da parte di utenti diversi per errore.
Puoi sostanzialmente pulire o modificare i dati nella pagina precedente e trasferirli qui di tanto in tanto (ad esempio, quotidianamente), quindi esportarli tutti contemporaneamente (ad esempio, mensilmente per il tuo sistema di contabilità.
Come esportare le transazioni per la contabilità
Seleziona le transazioni che vuoi congelare e aggiungere alla lista d'attesa.
Fai clic sul pulsante Esporta selezionati
Configura esportazione e fai clic su Avvia esportazione
Importante: il sistema verifica eventuali potenziali incongruenze e visualizza messaggi di avviso. Questi possono essere affrontati o ignorati.
Come riportare le transazioni alla fase Non esportato
(consentendo così ad altri di modificarle di nuovo)
Seleziona le transazioni che vuoi riportare alla fase precedente
Fai clic sul pulsante Rimuovi dalla pagina della coda di esportazione
Le transazioni vengono spostate alla pagina Non esportato e diventano modificabili
Esportato
La scheda esportato include le transazioni che vengono esportate per il sistema di contabilità. Una transazione in questa fase non può essere spostata alle fasi precedenti, ma può essere esportata di nuovo.
Puoi vedere la data di esportazione delle transazioni in questa scheda e vedere quali transazioni sono state esportate insieme controllando la colonna Data di esportazione/ID esportazione. Le transazioni hanno lo stesso ID esportazione, il che indica che sono state esportate insieme. Se esporti una transazione un'altra volta, la data e l'ID di esportazione non cambiano. La data e l'ID di esportazione indicheranno sempre la prima volta che la transazione è stata esportata.
Riesportazione delle transazioni esportate
Selezionare le transazioni nell'elenco
Fai clic sul pulsante Esporta di nuovo
Seleziona il tipo di esportazione desiderato e la configurazione desiderata
Fare clic sul pulsante Genera file di esportazione
Il sistema scarica automaticamente le transazioni selezionate