Os campos personalizados permitem aos utilizadores anexar dados específicos e relevantes para a empresa às transacções. Esta capacidade é particularmente útil em vários sectores, desde as necessidades gerais da empresa, como a atribuição de variáveis específicas (por exemplo, localizações, mercados, departamentos, IDs de clientes...) a transacções, até aos requisitos especializados da indústria das viagens, como o enriquecimento de dados de transacções com números de bilhetes de avião/comboio ou referências de reservas de hotel. Também é útil para contabilistas que pretendam documentar, por exemplo, os detalhes dos participantes em refeições de negócios ou outros pontos de dados que fazem parte do fluxo de trabalho pré-contabilístico/contabilístico.

Os campos personalizados podem ser activados navegando para a página Modules e seleccionando esta opção na lista de módulos disponíveis. Tenha em atenção que esta funcionalidade faz parte do nosso plano Standard e superior.

Uma vez activos, os campos personalizados são configurados nas definições de contabilidade, acessíveis através de Definições > Contabilidade. Atualmente, o sistema suporta apenas campos baseados em texto. Ao criar um campo personalizado, terá de fornecer um nome para identificar o campo, uma breve descrição para clarificar a sua finalidade e um valor predefinido opcional que pode ser aplicado automaticamente em determinadas acções, como as automatizações baseadas em cartões.

Existem duas definições importantes para cada campo personalizado:

Os campos personalizados podem ser desactivados ou eliminados desde que não estejam ligados a quaisquer transacções existentes.

É possível atribuir ou modificar valores em campos personalizados em qualquer página onde as transacções estejam listadas. Isto inclui as páginas de transação nas aplicações do titular do cartão e do administrador, bem como durante o fluxo de exportação na aplicação do administrador.

Quando uma transação é dividida em várias transações contábeis, é possível atribuir valores diferentes a cada transação contábil.

Ao exportar transações, seja diretamente através do botão de download na página de transações, através do fluxo de exportação ou em conjunto com extratos mensais de cartão de crédito, os campos personalizados aparecem como colunas adicionais no final do arquivo CSV. Tenha em atenção que, depois de uma transação ser exportada, esta, juntamente com os seus campos personalizados, torna-se imutável.

Atualmente, está disponível a atribuição automática de valores predefinidos de campos personalizados com base no cartão. Os valores predefinidos aplicar-se-ão a todas as transacções futuras efectuadas com esse cartão, embora possam ser substituídos numa base de transação individual. Para definir os valores por defeito, basta fornecê-los durante o fluxo de emissão do cartão (Etapa: atributos do cartão) ou mais tarde (para os cartões existentes) através do menu de contexto dos cartões (Editar campos personalizados).

Os campos personalizados e os seus valores são apresentados na vista detalhada do cartão das aplicações de administração e na vista da carteira na aplicação do titular do cartão.

Os campos personalizados também podem ser configurados através das nossas soluções de API, incluindo a API CAAS e a API Pro. Para obter mais informações sobre como configurar e integrar esta solução nos seus sistemas, contacte a nossa equipa de apoio em support@getpliant.com.