Als Inhaber oder Admin können Sie unter Einstellungen → Belege diverse Einstellungen zum Belegmanagement in Pliant vornehmen.
Benachrichtigungen bei fehlenden Belegen
Bei Aktivierung der Einstellung Benachrichtigungen & Icons für fehlende Belege senden wir einmal pro Woche eine Übersicht zu den fehlenden Belegen an alle Inhaber, Administrator und Buchhalter. Die betreffenden Mitarbeiter erhalten außerdem eine Erinnerung, ihre Belege hochzuladen. Dies kann in den Profileinstellungen individuell deaktiviert werden. Zusätzlich werden auf der Transaktionsseite sowie im Buchhaltungsexport rote Markierungen für fehlende Belege angezeigt.
Belegweiterleitung
Mit der Belegweiterleitung in Pliant können alle Belegdateien die in Pliant hochgeladen werden (via Mobile App, Webapp oder via Beleginbox) direkt an eine E-Mail Adresse weitergeleitet werden. In den Belegeinstellungen können Sie
die Funktion aktivieren bzw. deaktivieren
festlegen ob die Kreditkartenabrechnung (monatliches PDF) inkludiert werden soll
zwischen sofortiger und täglicher Weiterleitung wählen
Wichtiger Hinweis: Bei täglicher Weiterleitung werden die über den Tag hochgeladenen Belege in einem einzelnen PDF kombiniert und um 00:00 UTC an die angegebene E-Mail Adresse weitergeleitet.
Belegupload
Mitarbeiter können in Pliant pro Transaktion wählen, ob ein Beleg benötigt wird oder nicht. In den Einstellungen können Inhaber/Admins festlegen, ob Mitarbeitern die Option angeboten werden soll, einzelne Transaktionen mit der Markierung "Beleg wird nicht benötigt" zu versehen.
Beleginbox
Mit der Funktion Beleginbox können Belegdateien per E-Mail an Pliant geschickt werden. Die Dateien werden dann automatisch der dazugehörigen Transaktion zugewiesen. In den Belegeinstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Belege, die von unserer Beleginbox keiner Transaktion zugeordnet werden können, zurückgesendet werden.
Wichtiger Hinweis: Der Versand erfolgt nach drei, zeitlich versetzten Versuchen, die Belegdatei einer Transaktion zuzuordnen.